第24讲:流程自动化

大模型提示词实战课》已发布的章节:

📌 本讲重点:
1. 掌握批量处理任务的设计方法
2. 学会建立和优化模板系统
3. 理解工作流程优化的关键点

⏱ 学习时间:30 分钟

⏱ 练习时间:30 分钟

1. 课前案例

🤔 困扰场景:小王是一名行政助理

我每天要处理大量的报销单据,每次都要重复相同的操作,太浪费时间了。

结果:每天加班到很晚,工作效率低下,还容易出错。

😄 改进场景:经过学习后的小王

1. 设计了统一的报销模板
2. 使用 AI 辅助批量处理数据
3. 建立了标准化的审核流程
4. 设置了自动提醒和跟进机制

2. 流程自动化的核心要素

任务分析

  • 识别重复性工作
  • 统计处理频率
  • 评估自动化可行性
  • 预计收益分析

流程设计

👎 混乱的流程:

收到文件→处理→发送→完成

👍 清晰的流程:

1. 前期准备:
   - 文件分类整理
   - 格式统一检查
   - 信息完整性验证

2. 处理阶段:
   - 按类型分配任务
   - 应用对应模板
   - 执行标准操作

3. 质量控制:
   - 自动化校验
   - 人工抽查
   - 错误修正

4. 归档管理:
   - 分类存储
   - 建立索引
   - 定期备份

效率优化

  • 设置处理优先级
  • 合并同类任务
  • 建立快速通道
  • 优化异常处理

3. 实战练习

基础练习(15分钟)

基础练习(15分钟)

目标:设计一个客诉反馈意见的自动化处理流程

步骤:

  1. 分析现有客诉处理流程
  2. 找出效率提升点
  3. 设计自动化方案
  4. 制定实施计划

案例:

设计一个收集整理客户投诉反馈的自动化处理流程,实现快速分类和精准分发。

参考答案:

1. 信息收集与预处理:
   - 整合多渠道反馈(电话、微信、邮件、APP)
   - 自动提取关键信息(客户信息、问题类型、紧急程度)
   - 智能去重和合并相似问题

2. 分类与分级:
   - 按问题类型自动分类(产品质量、服务态度、系统故障等)
   - 紧急程度智能判定(重大客诉、普通反馈)
   - 历史问题智能匹配

3. 分发规则设计:
   - 产品类问题发送产品部
   - 服务类问题发送客服部
   - 系统类问题发送技术部
   - 重大问题同步通知管理层

4. 跟进与统计:
   - 自动生成每日客诉简报
   - 定期汇总分析报告
   - 问题解决进度追踪
   - 客诉趋势分析预警

进阶练习(15分钟)

目标:优化团队协作流程

任务:设计一个项目文档管理的自动化方案

要求:

  1. 考虑多人协作场景
  2. 确保文档版本控制
  3. 建立权限管理机制
  4. 设计通知提醒系统

4. 常见问题解答

Q1:如何确定哪些工作适合自动化?

A1:可以通过”重复性、规律性、标准化程度”三个维度来评估。如果某项工作经常重复、有固定模式、标准明确,就很适合自动化。

Q2:自动化会不会导致工作质量下降?

A2:恰恰相反,好的自动化流程可以减少人为错误,提高工作质量。关键是要设计合理的质量控制环节。

Q3:如何说服团队接受新的自动化流程?

A3:可以先选择小范围试点,用数据证明效果,同时做好培训和支持工作,帮助团队逐步适应。

5. 本讲重点回顾

1. 流程自动化的关键是任务分析和流程设计
2. 质量控制和效率优化缺一不可
3. 循序渐进实施,持续优化改进

6. 下节课预告

第 25 讲将介绍”团队协作场景”,帮你掌握如何在团队中更好地应用 AI 工具。

7. 小贴士

  • 💡 从小任务开始尝试自动化,积累经验后再扩大范围
  • 💡 定期收集用户反馈,持续优化流程
  • 💡 建议优先在电脑上阅读和实操,以获得更好体验和效率
  • 💡 评论区已开启留言,期待你的反馈和建议!你也可以给作者发微信(下方二维码)消息
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